כתיבת נהלים הינו תהליך מורכב וחשוב ולכן נעשה לרוב על ידי חברת ייעוץ מתחום הנדסת תעשייה וניהול. מטרת כתיבת נהלים היא לשמור על הידע הקיים בתוך הארגון, להקפיד על אחידות בביצוע פעולות בתוך הארגון ולשמור על בטיחות העובדים בארגון.
ישנם מספר דגשים קריטיים בנושא כתיבת נהלים, חלקם קשורים למי שעוסק בתחום כתיבת הנהלים בפועל וחלקם קשורים לארגון שעבורו נכתבים הנהלים. מאמר זה מציין את שלושת הדגשים החשובים ביותר בפעולת כתיבת נהלים.
הדגש הראשון הוא לשתף את עובדי הארגון בפעולת כתיבת הנהלים. יש לכך שתי סיבות עיקריות: ראשית, העובדים מכירים את הנהלים טוב יותר ממי שכותב אותם משום שהם אלו שמבצעים אותם. שנית, למנוע התנגדות עתידית שלהם לנהלים שיכתבו בסוף - התנגדות עובדים מכשילה כמעט תמיד את פרויקט כתיבת הנהלים. גם אירוע קייזן מכיל אלמנט של שיתוף עובדים.
הדגש השני הוא ארגון ושיטות של כתיבת נהלים. כותב הנהלים צריך להכיר היטב את ההגדרות של הנהלים ומילות המפתח השכיחות בארגון. עליו לארגן את הנהלים בצורה מובנת כך שהם יהיו קלים להבנה לכל העובדים הרלוונטים לאותם נהלים, נכתבים בצורה נגישה (כלומר תוכן עניינים מדויק ובצורה היררכית) וקריאת הנהלים זורמת היטב.
הדרך הטובה ביותר לארגן את הנהלים בצורה מוצלחת היא ניתוח תהליכים - באמצעות ניתוח התהליכים ניתן להבין במדויק כיצד תהליכים בארגון עובדים, מה הסדר שלהם, מי הגורמים החשובים בתהליך, "המוקשים" בתהליך. כלי זה מתחום הנדסת תעשייה וניהול עוזר מאוד לארגן את הנהלים.
הדגש השלישי הוא אחידות בעת כתיבת נהלים. כלומר לכתוב את הנהלים בפורמט אחיד ושכל האלמנטים הרלוונטים (לדוג' בטיחות, מקרים ותגובות וכו') חוזרים על עצמם בכל הנהלים. לרוב נמצא את כל הנהלים בקובץ הנהלים של הארגון.
לסיכום, ישנם המון דגשים בעת פרויקט כתיבת נהלים באופן מוצלח ויעיל, במאמר קצר זה הצגנו את שלושת הדגשים בחשובים ביותר.
